文秘专业开展校内实习的实践与思考

文学院 范铮

随着社会对文秘专业人才实际操作能力要求的不断提高，拓展实训基地、增加实践学时非常必要，它是推进五精工程，进行精巧实训的举措之一。但往届文秘专业学生在校外实习的效果并不理想，并未达到提高实践能力的目的。其原因：一是学生在校期间由于缺乏必要的实践能力锻炼，心理准备不足，所学理论与现实工作脱节，到实习单位接触真正的文秘工作后，不免会手忙脚乱。这样，不仅不会为实习单位分忧，反而有可能增加负担，而且有些工作涉及实习单位保密事项，不会让学生样样经手。如此，学生在实习单位往往只做一些打扫卫生、收发文件、打字校对等最基本的工作，缺乏真正文秘工作的锻炼。二是由于学生到实习单位，教师不便前去指导，实习单位的工作人员因工作繁忙等原因，事实上，很难做到对学生真正意义上的指导。基于以上原因，我系在今年的文秘专业实习中首次尝试在校内各行政处室开展文秘专业办公实务实习，取得了良好效果。

一、开展校内办公实务实习的实践性探索

本次文秘专业实习我们制定了详细的方案，组织周密，安排合理，得到了院领导的充分肯定和大力支持。从10月15日至11月11日，安排10级文秘班20名学生分别到党政办公室、组宣部、教务处、人事处、学生处、计财处、培训处、图书馆、团委、校报等文秘业务涉及较多的部门实习。为加强对实习工作的领导和协调，成立了由系主任吴艳华任组长的2010级文秘专业学生实习领导小组，制定了实习计划，明确了6名实习指导老师，建立了指导老师和实习学生联系制度。实习学生每周写出本周实习总结，指导老师进行面对面指导，实习结束后，对实习工作进行了总结。

二、取得的效果

（一）增强了学生学习的主动性。单纯的课堂理论学习使文秘专业学生在不同程度上产生了倦怠、浮躁和迷惑等情绪。实习过程中他们学以致用，发现了自己在现阶段知识和能力层面上的缺失，然后带着问题回到课堂，从而使学习更加主动。

(二)充分利用了校内办公资源。文秘专业在安排校外实习时困难重重。首先需要数量较多和质量较高的校外实习企业。一个中小型企业有效接受实习秘书至多为2-3人,因此每年至少需要联系10余个实习单位。其次，对专业系部来说，联系实习单位需要付出大量的时间和经费，人力及沟通成本都比较高,安排起来存在实际困难。因此，充分利用校内秘书业务涉及较多的各行政处室来实习，是一个高效便捷的现实途径，较好地解决了办公实务实习安排难的问题，又便于组织和调配。

(三)学生得到了初步的实践锻炼。通过实习，进一步巩固所学的专业知识和专业技能，熟悉秘书工作的基本操作流程和业务情况，培养独立开展工作、分析问题、解决实际问题的能力，为成为一名合格的能在企事业单位担任商务秘书、行政秘书等职位工作的复合型、应用型人才打下良好的基础。

三、工作体会

学校也是一个系统的小社会,结构功能齐全,各职能部门工作范畴包含文书处理、档案管理、接待、沟通协调及日常事务工作等秘书核心工作内容。学生在校内进行办公实务实习,内容全面,项目完整,可以得到初步的锻炼;安排学生在校内实习,联系方便,指导便捷,实习成本低;带队教师和指导教师沟通顺畅,利于实现实习目标;同时,由于地缘和人缘优势,不影响学生的正常学习和生活;部门指导教师对学生接纳程度高,有一定的指导意识,学生环境熟悉,能较快地进入工作状态,且有利于形成长期的合作指导关系。这些因素都有效保障了实习效果的圆满完成。

四、发现的问题和改进措施

通过实习发现，学生作为秘书的实际工作能力仍很欠缺，如需要加强办公设备的操作实训、熟练掌握各种应用文体和进一步拓宽知识面等等。在以后的教学中，我们将进一步增加实训内容，将理论与实践相结合，压缩课堂理论教学延长实习时间，更加注重提高学生的实际工作能力。

五、今后的工作打算

在今后的文秘专业校内实习中，我系将从以下几个方面来加强此项工作。

(一)大力宣传发动,确保学生思想到位

思想指导行动,有什么样的思想就有什么样的行为。要开好学生实习动员大会,通过各种形式确保学生思想认识到位。重点解决好以下几个问题:一是降低心理预期,撇去对秘书地位的憧憬光环,脚踏实地,从勤杂事务做起;二是定位准确,角色转换到位,从学生身份转换为实习秘书身份,要把自己做为一名准秘书和职场新人,谦虚谨慎,不卑不亢,得体大方;三是明确实习任务,有意识地锻炼自己的办公实务能力;四是要尊敬师长,善于观察学习,敢于请教,搞好人际关系;五是主动工作,总结规律,锻炼综合工作能力和为人处事能力;六是增强责任感和使命意识,珍惜实习机会。

(二)加强过程管理,保证实习不偏离预定目标

一是要求学生每天填写实习日志,真实记录自己每天的实习工作内容,取得的收获和存在的问题,按时交由部门实习指导教师签字审阅,发现共性问题,要及时解决;二是定期召开经验交流会。利用班会时间,由带队教师组织进行。集中解决学生实习中存在的问题和困惑,及时把指导教师对学生的评价反馈给学生,肯定成绩,改进不足;三是实行每周实习通报制度。可利用组织班会等形式及时把实习中的典型事例,实习动态、相关要求及考勤抽查等情况通报给各位学生,切实起到督促激励作用;四是及时轮岗。根据学生需求和工作周期,可在实习中期进行一次部门之间的轮岗,增加学生的实习岗位范围。轮岗可采取学生自愿报岗、协商确定的方式进行。

(三)大张旗鼓地总结表彰,严格进行考核

一是要大力开好实习总结表彰大会,挖掘实习中表现突出同学的典型事例,在表彰会上做主题发言,并给予物质和精神的奖励,起到以点带面、正面激励的作用;二是要让每个同学都认真写好实习报告,总结实习的收获和体会,从感性认识上升到理性认识,发现自己的不足,从而带着问题回到课堂;三是按照实习目标和考核标准来考核学生实习成绩,分出优良合格和不合格等次。

文秘专业校内实习是我系拓展学生实习基地的有益探索。我们会以这次校内实习为契机，努力把我系文秘学子培养成为专业素质高、实践能力强的应用型人才，创出师院文秘专业的特色。